Hallo Bernhard,
ich versuche mal ein paar deiner Fragen zu beantworten.
Derzeit bin ich stellvertretender Abteilungsleiter (richtig, nicht Vorstand!) einer Modellflugabteilung eines e.V. Vereins mit AE.
In der Funktion mache ich den "Schreibkram" im Hintergrund, dazu gehört auch die Kontrolle des Versicherungsstatus.
Unter den Mitgliedern ist bekannt dass nicht über den Verein Versicherte ihren Nachweis (Vorlage bei HV, Bild per Mail, etc.) vor Aufnahme des Flugbetriebs an mich machen müssen.
Als Dokumentation gibt es lediglich meine Liste, in der steht wann die Vorlage erfolgt ist.
Da bei uns ein Gastflugbetrieb nur bei Anwesenheit eines Mitglieds zulässig ist, ist die Überprüfung des Status lückenlos vorgesehen.
Die einzige Unsicherheit, wenn man so will, ist ein privat Versicherter (bei einem großen dt. Versicherer), der zwar einen Nachweis für eine Versicherung erbracht hat, aber trotzdem noch immer Unklarheiten entstehen.
So läuft diese Versicherung unterjährig ab und der Umfang der Versicherung ist nicht ersichtlich.
Offen gesagt kann ich verstehen wenn Flugleiter jemand mit diesen Unterlagenlage nicht an den Start lassen...
Ich hoffe, ich konnte dir bei deinen Fragen etwas helfen.